Privacyverklaring — Studio Roep

Laatst bijgewerkt: 22 oktober 2026

1. Wie wij zijn

Studio Roep, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KvK) onder nummer 83555404, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens die in deze verklaring worden beschreven.

E-mail: hi@studioroep.nl Website: https://robertpauljansen.com

Wij beheren deze website, waar wij fotografie tonen en fotoprints verkopen. Wij communiceren met klanten en geïnteresseerden ook per e-mail en, wanneer u ons daar benadert, via onze social media-accounts (zie paragraaf 6).

2. Persoonsgegevens die wij verwerken

Afhankelijk van hoe u met ons in contact komt, verwerken wij:

• Uw naam, e-mailadres en alle informatie die u ons geeft wanneer u contact opneemt.

• Uw factuur- en bezorgadres, bestelgegevens en, indien nodig voor de bezorging, uw telefoonnummer.

• Betaalstatus, transactiereferenties en factuurgegevens. Wij ontvangen of bewaren uw volledige kaart- of bankgegevens niet; deze worden verwerkt door de betaaldienstverlener.

• Technische en gebruiksgegevens, zoals IP-adres, browser- en apparaatgegevens, cookie-identificatiegegevens, bezochte pagina’s en interacties met onze website.

• Gegevens en foto’s met betrekking tot opdrachtfotografie.

• Berichten die u ons via social media stuurt.

Wij ontvangen gegevens rechtstreeks van u, via uw gebruik van onze website en van dienstverleners die betrokken zijn bij de verwerking van uw bestelling of betaling.

3. Waarom wij uw gegevens gebruiken en op welke grondslag

Bestellingen en klantenservice. Wij gebruiken uw gegevens om aankopen te verwerken, het printen en bezorgen te regelen, met u over bestellingen te communiceren en retouren of klachten af te handelen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst met u (art. 6 lid 1 sub b AVG).

Betalingen en boekhouding. Wij verwerken transactie- en factuurgegevens om aankopen af te ronden en om te voldoen aan onze wettelijke boekhoud- en belastingverplichtingen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub b en c AVG).

Vragen en verzoeken. Wij gebruiken de informatie in uw berichten om uw vragen te beantwoorden. Wanneer u vraagt naar een mogelijke aankoop of opdracht, is de grondslag het op uw verzoek nemen van stappen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG). Voor andere vragen beroepen wij ons op ons gerechtvaardigd belang om te reageren en onze zakelijke communicatie te beheren (art. 6 lid 1 sub f AVG).

Werking en beveiliging van de website. Wij verwerken noodzakelijke technische gegevens om de website te laten functioneren, misbruik te voorkomen en de beveiliging te waarborgen. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een betrouwbare en veilige website en bij de bescherming van ons bedrijf en onze bezoekers (art. 6 lid 1 sub f AVG).

Analytics. Met uw toestemming gebruiken wij Google Analytics en Squarespace Analytics om te begrijpen hoe bezoekers onze website gebruiken en om verbeteringen door te voeren. Grondslag: uw toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG).

Opdrachtfotografie. Wij verwerken de gegevens die nodig zijn om opdrachten te regelen en uit te voeren (art. 6 lid 1 sub b AVG). Wanneer wij opgeleverde foto’s bewaren voor mogelijke nabestellingen, is ons gerechtvaardigd belang het bieden van die vervolgservice (art. 6 lid 1 sub f AVG). Wij vragen uw afzonderlijke toestemming voordat wij opdrachtportretten gebruiken in ons portfolio of op social media (art. 6 lid 1 sub a AVG).

U hoeft geen optionele gegevens te verstrekken. Zonder de gegevens die nodig zijn voor de betaling en bezorging kunnen wij uw bestelling echter niet afronden.

Wij gebruiken persoonsgegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering die rechtsgevolgen of een vergelijkbaar significant gevolg voor u heeft.

4. Dienstverleners en betalingen

Onze website en webwinkel worden gehost door Squarespace. Wij delen relevante gegevens met Squarespace om de website te laten werken, bestellingen te beheren en websiteanalyses te bieden.

Betalingen worden afgehandeld door de betaaldienstverleners die aan onze Squarespace-checkout zijn gekoppeld, momenteel Stripe, PayPal en Apple Pay. Welke aanbieder betrokken is, hangt af van de betaaloptie die u kiest. Deze aanbieders verwerken betaalgegevens en kunnen gegevens ook verwerken voor hun eigen fraudepreventie, beveiliging en wettelijke verplichtingen.

Waar nodig delen wij gegevens met:

• Print- en fulfilmentpartners.

• Bezorgdiensten.

• Hosting-, e-mail-, opslag- en andere IT-dienstverleners.

• Google, voor Google Analytics.

• Boekhouders en professionele adviseurs.

• Autoriteiten, wanneer openbaarmaking wettelijk verplicht is.

Wij beperken de gedeelde gegevens tot wat nodig is voor het betreffende doel. Wij verkopen uw persoonsgegevens niet.

Waar dienstverleners gegevens namens ons verwerken, sluiten wij passende verwerkersovereenkomsten. Sommige dienstverleners treden voor bepaalde activiteiten ook op als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke, zoals toegelicht in hun eigen privacyverklaringen.

Voor meer informatie over de verwerking door Squarespace verwijzen wij naar de privacyverklaring van Squarespace.

5. Cookies en analytics

Wij gebruiken noodzakelijke cookies en vergelijkbare technieken om de website, het winkelmandje en de checkout te laten werken, de beveiliging te waarborgen en uw cookievoorkeuren te onthouden. Hiervoor is geen toestemming nodig.

Met uw toestemming gebruiken wij ook Google Analytics en Squarespace Analytics. Deze diensten helpen ons te begrijpen welke pagina’s worden bezocht, hoe bezoekers onze website bereiken en hoe zij ermee omgaan.

Optionele analytische cookies en bijbehorende tracking worden pas geactiveerd nadat u toestemming hebt gegeven. Als u deze cookies weigert, kunt u nog steeds prints kopen.

U kunt optionele cookies accepteren of weigeren en uw toestemming op elk moment wijzigen of intrekken via de optie “Cookies beheren” op onze website. Informatie over de cookies, hun aanbieders en hun levensduur vindt u in die cookie-instellingen. De levensduur van cookies staat los van de termijnen waarvoor via cookies verzamelde gegevens worden bewaard.

Studio Roep gebruikt geen advertentiepixel van Meta/Facebook/Instagram.

6. Social media en externe links

Onze website kan verwijzen naar onze social media-accounts, zoals Instagram. Als u die links volgt of via social media contact met ons opneemt, verwerkt het betreffende platform uw gegevens volgens zijn eigen privacyverklaring en zijn wij niet verantwoordelijk voor die verwerking. Als u ons daar een bericht stuurt, verwerken wij dat als een vraag of verzoek (paragraaf 3) en kunnen wij u vragen het gesprek per e-mail voort te zetten.

7. Nieuwsbrief

Wij bieden momenteel geen aanmelding voor een nieuwsbrief aan.

Als wij een nieuwsbrief introduceren, passen wij deze verklaring aan met gegevens over de e-mailserviceprovider voordat wij aanmeldingen verzamelen. Aanmelding is gebaseerd op uw toestemming, is optioneel en is geen voorwaarde voor de aankoop van een print. Elke nieuwsbrief bevat een afmeldlink en u kunt zich ook afmelden door te mailen naar hi@studioroep.nl.

8. Hoe lang wij gegevens bewaren

Vragen die niet tot een bestelling leiden. Tot 12 maanden nadat de vraag is afgehandeld.

Bestel- en klantgegevens. Bezorg- en bestelgegevens bewaren wij zo lang als nodig is om de bestelling af te ronden, retouren, klachten en garantieclaims af te handelen, en voor de hieronder genoemde termijnen.

Boekhoudkundige en fiscale gegevens. Bestel- en factuurgegevens die deel uitmaken van onze wettelijke administratie bewaren wij zeven jaar, overeenkomstig de Nederlandse fiscale vereisten. Een andere termijn kan gelden wanneer de wet dat vereist.

Overige klantcorrespondentie. Tot twee jaar nadat een bestelling of klacht is afgerond, tenzij bepaalde gegevens nog nodig zijn voor een lopend geschil of een juridische vordering.

Opdrachtfoto’s. Tot vijf jaar na oplevering om nabestellingen mogelijk te maken, tenzij een andere afspraak is gemaakt. Foto’s die met afzonderlijke toestemming in het portfolio worden gebruikt, beoordelen wij periodiek. Als u uw toestemming intrekt, stoppen wij met het gebruik van de foto’s voor dat doel en verwijderen wij ze van online kanalen die onder onze controle staan.

Google Analytics. Wij hebben een bewaartermijn van twee maanden ingesteld voor gegevens op gebruikers- en gebeurtenisniveau, met uitgeschakelde verlenging bij nieuwe activiteit. Deze instelling geldt niet voor standaard geaggregeerde rapporten.

Squarespace Analytics en technische gegevens. De bewaartermijn verschilt per soort gegevens en doel. Relevante criteria zijn onder meer of de gegevens nog nodig zijn om website- en rapportagediensten te leveren, beveiligingsincidenten te onderzoeken, aan wettelijke verplichtingen te voldoen of geschillen op te lossen, en of de gegevens zijn geaggregeerd of geanonimiseerd. Squarespace beschrijft deze criteria in zijn privacyverklaring en publiceert geen enkele bewaartermijn die voor alle analysegegevens geldt.

Toekomstige nieuwsbriefaanmeldingen. Indien geïntroduceerd, bewaren wij aanmeldgegevens totdat u zich afmeldt. Wij kunnen de beperkte gegevens bewaren die nodig zijn om uw afmelding te respecteren en aan te tonen dat toestemming is verkregen.

Wanneer gegevens nodig zijn voor een specifieke wettelijke verplichting of juridische vordering, bewaren wij alleen de relevante gegevens voor de periode die voor dat doel nodig is.

9. Doorgifte naar andere landen

Onze dienstverleners, waaronder Squarespace en Google, kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte, waaronder in de Verenigde Staten.

Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden doorgegeven, baseren wij ons op een toepasselijk adequaatheidsbesluit (zoals het EU-VS Data Privacy Framework) of op passende waarborgen, zoals de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie. Het toegepaste mechanisme hangt af van de ontvanger en de dienst.

Squarespace geeft aan het EU-VS Data Privacy Framework te gebruiken voor toepasselijke doorgiften aan Squarespace, Inc., en waar passend modelcontractbepalingen of andere rechtmatige mechanismen.

U kunt contact opnemen via hi@studioroep.nl voor meer informatie over de waarborgen die gelden voor uw gegevens en over hoe u daarvan een kopie kunt krijgen.

10. Uw privacyrechten

Afhankelijk van de omstandigheden en de toepasselijke wettelijke voorwaarden heeft u het recht om:

• Uw persoonsgegevens in te zien.

• Onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren.

• Verwijdering van uw persoonsgegevens te verzoeken.

• Beperking van de verwerking te verzoeken.

• Bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen.

• Uw gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen en, waar van toepassing, te laten doorgeven.

• Uw toestemming in te trekken wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd. Het intrekken van toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Om uw rechten uit te oefenen, kunt u mailen naar hi@studioroep.nl.

Wij reageren zonder onredelijke vertraging en normaal gesproken binnen één maand. Indien nodig vanwege de complexiteit of het aantal verzoeken kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. Een eventuele verlenging lichten wij binnen de eerste maand toe.

Als wij redelijke twijfel hebben over uw identiteit, kunnen wij u om beperkte aanvullende gegevens vragen om die te verifiëren. Stuur ons alstublieft geen kopie van uw identiteitsbewijs, tenzij wij daar specifiek om vragen en uitleggen waarom dit nodig is.

U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl).

11. Kinderen

Onze website en diensten zijn niet gericht op kinderen jonger dan 16 jaar en wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen. Als u denkt dat een kind ons persoonsgegevens heeft verstrekt, neem dan contact met ons op, dan verwijderen wij die gegevens.

12. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot personen en dienstverleners die deze nodig hebben voor het betreffende doel.

Als u zich zorgen maakt over de beveiliging of de omgang met uw gegevens, neem dan contact op via hi@studioroep.nl.

13. Wijzigingen in deze verklaring

Wij kunnen deze verklaring bijwerken wanneer onze diensten of verwerkingen veranderen. De actuele versie en de datum van de laatste wijziging worden op deze pagina gepubliceerd.